Личный ассистент

Зaнятоcть в будни: 2 чacа в дeнь Cозвоны в качеcтве oбучения, плaниpовaниe и сoзвоны, кaк нaпoминaниe о расписании. Tpeбoвaния: — oпыт в кaчeствe офиc-менеджеpа, аccиcтентa, админиcтрaтoра; - жeлaниe учитьcя новoму; - гpамoтнaя речь; - умениe cостaвлять письмa, oбщаться c подрядчикaми. Условия: — нeполный рабочий день, либо пару часов в день; - контроль и созвоны в течении дня; - оплата по выполнению работ; - обучение и наставничество лично от меня. - опыт личного ассистента действующего руководителя. О компании: — я девушка, руководитель в крупной федеральной компании. В связи с с большой нагрузкой и расширением ответственности ищу себе личного ассистента. Готова обучить всему с нуля, предоставить необходимые инструменты и ресурсы для работы. Ожидаю, что вы станете моим доверенным лицом и заботливым помощником. Оплата: оклад - 10 000 рублей на период испытательного срока и обучения, + премия по факту выполненной работы. Прозрачный КРI. Готова поделиться уникальным опытом в карьере, научить переговорам, помочь с трудоустройством в будущем в стабильную компанию, либо переориентировать в другое направление. Обязанности: Ведение документации: работа с документами – это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.; при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных мной, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов; работа с почтой: сортировка почты по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать. Тайм-менеджмент: составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания; фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях; оптимальная организация рабочего дня руководителя; планирование собственного рабочего времени. Организация рабочих мероприятий: подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя; ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч; организация командировок. Работа заместителем (функции второго лица): владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах; способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач; курировать отдельные бизнес-проекты; самостоятельно решать часть вопросов (например, о проведении тех или иных встреч); выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг; действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность. Управление секретариатом: постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок; совмещение функций офис-менеджера; оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы; жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной. Поддержание деловых контактов: уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно); быть в курсе всех событий в компании; ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании; решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом; поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь. Тrаvеl-сопровождение: организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели); организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны; организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки – от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню; контроль подрядчиков и служб ; тщательный мониторинг цен, умение договориться о предоставлении скидки. Работа переводчиком: ведение деловой переписки Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Вфункционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя: необходимо ориентироваться в разных сферах обслуживания – от ресторанов до подарков; контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение тренировок/секций/занятий; организация отдыха – от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок); организация содержания домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом; организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств); отличное знание брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров –, работа с персональными мерками; организация спортивных хобби; следить за открытием новых ресторанов, проведением гонок на спорткарах, ключевыми знаковыми мероприятиями; организация аналогичного сопровождения родственников, родителей, друзей, партнеров и т.д. Подробнее