Ассистент/офис менеджер

Ассистент «Офис-менеджер» → Уровень зарплаты от 20000 руб. Город Пенза В компанию "Студия ремонта" требуется ассистент «офис – менеджер»!!! Ассистент БАЗОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ Образование:Высшее оконченное, не студентка. Предпочтительно: финансы, экономика, менеджмент, психология. Опыт работы: от 1 года помощник руководителя, помощник юриста, экономиста, бухгалтера и т.д., администратор, офис-менеджер, секретарь. Рамки компенсационного пакета: ставка 20,000р + бонусы по факту выполнения KPI. Рабочий график: 45 часов в неделю, возможна работа в сб/вс, а также праздничные дни. По окончанию рабочего дня текстовая поддержка руководителя в мессенджерах, если необходимо. ЗАДАЧИ, ЗАВЕРШЕННЫЙ РЕЗУЛЬТАТ РАБОТЫ, ФУНКЦИОНАЛ Основные: Конечный продукт  ассистента определяется количеством высвобожденного времени Руководителя. По максимуму высвобождать время Собственников бизнеса. Своевременно выполнять все поручения Собственников. Контролировать 100% выполнение задач, поставленных другим сотрудникам от Собственников. Сопровождать текущую деятельности компании (проводить совещания и планерки, вести протоколы и контролировать выполнение задач). Работа с заказчиками. Находить и контролировать работу разных подрядчиков на аутсорсинге (вести протоколы задач и переносить все задачи в корпоративный таск менеджер, инициировать самостоятельно созвоны, контролировать сроки и спрашивать факт выполнения). Размещать актуальный и корректный контент на источниках (сайт, соцсети). Контролировать рабочие вопросы (процессы). Курировать всех организационные вопросы по проведению встреч, лично присутствовать на встречах, писать протоколы по итогам встречи, контролировать выполнение обсужденных вопросов. Вести деловую переписку, телефонные переговоры. Уметь кратко в письменном виде сформулировать суть разговора и результаты договоренностей. Вести социальные сети Facebook, instagram, Youtube, Telegram предварительно представив свои умения и согласовав стиль, кол-во публикаций. Подготавливать презентации, материалы для встреч. Сопровождать новых сотрудников команды в процессе адаптации. На основе рабочих ситуаций уметь писать алгоритмы (в т.ч. транскрибировать то, что надиктовал руководитель) и контролировать их выполнение. Сопутствующие: Выполнять личные поручения руководителя (заказы, обед и т.д.); Анализировать интересные мероприятия, выставки, семинары, тренинги. Проводить ежемесячный анализ конкурентов. Планировать и организовывать поездки Руководителя (покупать билеты, бронировать отель, планировать маршрут). Контролировать и планировать встречи. Предлагать новые идеи, предложения, после курировать их внедрение. ЗАДАЧИ на испытательный срок (2 месяца): Детально ознакомится с личностью собственников (Биография, Ключевые люди, Интересы, хобби, предпочтения, Образ жизни, График). Сделать выводы в письменном виде. Ознакомиться со структурой компании и предоставляемым продуктом. Пройти программу адаптации и обучения. Познакомиться со всей командой и с подрядчиками на аутсорсе (если таковы есть), перенять модель контроля и постановки задач. Ознакомиться с основными правилами и алгоритмами работы с документами компании. Сделать выводы. Перенять функцию всех личных поручений, а также мелких задач, освободить руководителя от рутины (билеты, обед, отдых, доставка необходимых вещей и т.п.). Перенять структурирование почты руководителя, отвечать на мелкие вопросы, которые можно решить самостоятельно. Перенять функцию назначения встреч и контроля календаря. Познакомится со всеми ключевыми людьми, с которыми работает или общается руководитель, выстроить первичные взаимоотношения. КЛЮЧЕВЫЕ НАВЫКИ: Грамотная письменная и устная речь, этичность. Писать без ошибок, уметь проверять орфографию. Иметь стойкую нетерпимость к посредственности. Продвинутый пользователь продуктов notion, inShot, Canva, Keynote (или аналог). Получать удовольствие от активной и скоростной работы (уметь быстро разбираться с поставленными задачами, проявлять постоянную скорость и расторопность в своей работе. Пассивный человек, которому сложно въезжать во все новое и который медленно работает, на эту позицию однозначно не подходит). Гипер пунктуальность. Уметь быстро набирать текст и создавать презентации. Мега эффективность в жизни (должна использовать любые известные инструменты повышения эффективности работы). Любовь к новым инструментам коммуникации, инструментам повышения эффективности. Свободно владеть всеми социальными сетями, активно пользоваться самостоятельно Facebook, Youtube, Instagram. Думать на 2 шага вперед (смотреть на ситуацию с разных сторон). Уметь планировать и организовывать. Анализировать, решать и больше не допускать проблему. (Не тушить пожар, а нивелировать очаг возгорания навсегда). Тактичность и гибкость. Иметь нативное понимание как себя корректно вести в той или иной ситуации. Устойчивость. Думать холодной головой, игнорируя эмоции. Инициативность. предлагать, внедрять, развивать. Подробнее